+7 (919) 5204223
Входит в реестр 
Мониторинг работы сотрудников в России законен — но только если он правильно оформлен. Цели, перечень собираемых данных и порядок контроля должны быть закреплены в локальных документах, а работники — письменно уведомлены. Разбираем, на чём держится законность контроля, что можно собирать, а что нельзя, и даём готовый пакет документов: приказ, положение, уведомление, лист ознакомления, дополнительное соглашение и согласие на обработку персональных данных.
Семь шаблонов в одном файле Word: приказ о внедрении, положение о контроле, уведомление работника, лист ознакомления, дополнительное соглашение к трудовому договору, согласие на обработку персональных данных и чек-лист внедрения.
- Правовое основание контроля — пункт 1 части 1 статьи 86 ТК РФ: контроль количества и качества выполняемой работы и обеспечение сохранности имущества.
- Нужны три документа минимум: приказ, положение о контроле и письменное уведомление работников под роспись.
- Контролировать можно только оборудование работодателя и только в рабочее время. Личная переписка и личные устройства — вне контроля.
- Почти все работодатели обязаны подать уведомление в Роскомнадзор о начале обработки персональных данных — с 1 сентября 2022 года исключение для трудовых отношений не действует.
- Штрафы по статье 13.11 КоАП РФ для юридических лиц доходят до 700 тысяч рублей.
На чём держится законность контроля
Контроль за работой сотрудников не требует отдельного разрешения: право работодателя вытекает из самих трудовых отношений. Но закон задаёт жёсткие рамки — цели, оборудование и обязательное информирование.
Персональные данные работника обрабатывают исключительно в целях соблюдения законов, содействия в трудоустройстве и продвижении, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. Других целей быть не может.
Работодатель вправе принимать локальные нормативные акты и обязан знакомить с ними работников под роспись. Порядок контроля закрепляют в положении, а не «по умолчанию».
Компьютер, учётные записи и программы предоставляет работодатель. Программа ставится на эту технику — но не на личные устройства сотрудника.
Право на тайну переписки и телефонных переговоров неприкосновенно. Читать личную переписку работника нельзя, даже если она ведётся с рабочего компьютера.
Что можно и чего нельзя
| Можно при правильном оформлении | Нельзя ни при каком оформлении |
|---|---|
| Учитывать время начала и окончания работы, активность и простои | Знакомиться с содержанием личной переписки работника |
| Видеть, какие программы и сайты открывались в рабочее время | Устанавливать программу на личный компьютер или телефон сотрудника |
| Собирать статистику продуктивности по подразделениям | Контролировать работника в отпуске, на больничном и в нерабочее время |
| Делать снимки экрана рабочего компьютера, если это прописано в положении | Собирать данные о здоровье, убеждениях и частной жизни |
| Контролировать подключение USB-носителей и печать документов | Вести контроль тайно, не уведомив работников |
Внедрение за 7 шагов
- Определите цели и состав данных. Выпишите, какие решения вы будете принимать на основе данных, и соберите только то, что для этого нужно. Чем короче перечень, тем проще его обосновать и тем спокойнее реагирует команда.
- Издайте приказ о внедрении. В нём фиксируются дата запуска, наименование программы, ответственный за эксплуатацию и ответственный за обработку данных.
- Утвердите положение о контроле. Это главный документ: цели, перечень контролируемых ресурсов, что именно собирается, что не собирается, кто имеет доступ, сколько хранятся данные и как они используются.
- Письменно уведомьте работников и ознакомьте их с положением под роспись — по листу ознакомления. Со вновь принимаемыми это делают до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
- Оформите дистанционных сотрудников. Порядок взаимодействия и учёта времени при дистанционной работе закрепляют в трудовом договоре или дополнительном соглашении (глава 49.1 ТК РФ).
- Приведите в порядок документы по персональным данным: политика обработки опубликована на сайте, назначен ответственный, определены сроки хранения, подано уведомление в Роскомнадзор.
- Проведите встречу с командой. Объясните, зачем это нужно, что собирается и что не собирается, кто видит данные. Этот шаг не обязателен по закону, но именно он определяет, превратится ли внедрение в конфликт.
Пакет документов: что внутри
Мы собрали семь шаблонов в одном файле Word. Их нужно адаптировать под вашу компанию — перечень контролируемых ресурсов, сроки хранения и действующие локальные акты у всех разные.
Фиксирует решение работодателя, дату запуска, программу и ответственных лиц. С полем для подписей об ознакомлении.
Основной локальный акт на семи разделах: цели, что контролируется, что не контролируется, доступ и хранение, использование результатов, заключительные положения.
Персональное уведомление с перечнем собираемых данных, сроком хранения и указанием, кто имеет доступ.
Таблица на 12 строк для подписей работников под роспись.
Для дистанционных работников: порядок взаимодействия, рабочее время и способ учёта.
На случай, когда отдельное согласие требуется. С пояснением, когда оно нужно, а когда достаточно статьи 86 ТК РФ.
Седьмой документ — чек-лист внедрения из 12 пунктов: по нему удобно проверить, что ничего не забыто перед запуском.
Скачайте шаблоны и попробуйте CleverControl: до 5 компьютеров бесплатно и без ограничения по времени. Первые данные появятся через 5–10 минут после установки агента.
Уведомление Роскомнадзора: о нём чаще всего забывают
До 1 сентября 2022 года работодатели не подавали уведомление о начале обработки персональных данных, если обрабатывали их в рамках трудовых отношений. Федеральный закон от 14.07.2022 № 266-ФЗ это исключение убрал: теперь уведомление подают практически все организации и индивидуальные предприниматели, которые обрабатывают данные с использованием средств автоматизации.
Организации и ИП, обрабатывающие персональные данные автоматизированно, в том числе данные собственных работников. Бумажный кадровый учёт без автоматизации под требование не подпадает.
До начала обработки. Конкретный срок законом не установлен, но если обработка уже идёт, уведомление подают как можно скорее.
В территориальное управление Роскомнадзора по месту постановки организации на налоговый учёт. Подать можно через портал ведомства.
Одно уведомление покрывает категорию данных — например, данные работников. На каждого нового сотрудника подавать заново не нужно.
Что будет, если не оформить
Размеры штрафов приведены по действующей редакции КоАП РФ на 28 октября 2026 года — перед применением сверьтесь с актуальным текстом.
| Нарушение | Норма | Должностные лица | Юридические лица |
|---|---|---|---|
| Обработка данных в случаях, не предусмотренных законом, или несовместимая с целями сбора | ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ | 50 000–100 000 ₽ | 150 000–300 000 ₽ |
| Обработка без письменного согласия, когда оно обязательно | ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ | 100 000–300 000 ₽ | 300 000–700 000 ₽ |
| Не опубликована политика обработки персональных данных | ч. 3 ст. 13.11 КоАП РФ | 6 000–12 000 ₽ | 30 000–60 000 ₽ |
| Не предоставлены сведения об обработке по запросу работника | ч. 4 ст. 13.11 КоАП РФ | 8 000–12 000 ₽ | 40 000–80 000 ₽ |
| Нарушение трудового законодательства (в том числе неознакомление с локальным актом) | ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ | 1 000–5 000 ₽ | 30 000–50 000 ₽ |
Кроме штрафа есть ещё один риск: данные, собранные без оформления, не получится использовать как доказательство в трудовом споре. Дисциплинарное взыскание, которое опирается только на такие данные, суд с высокой вероятностью отменит.
Как объявить команде, чтобы не было конфликта
Техническая часть внедрения занимает один день. Сложнее — разговор с людьми. Опыт показывает: напряжение вызывает не сам контроль, а ощущение, что о нём умолчали.
Скажите заранее и прямо
Сообщите о внедрении до запуска, а не после. Уведомление под роспись — это юридический минимум; встреча или письмо от руководителя — то, что реально снимает тревогу.
Объясните цель бизнеса, а не контроль ради контроля
«Хотим понять, почему отдел не успевает, и перераспределить нагрузку» работает лучше, чем «будем следить за дисциплиной». Если цель — наказания, команда это считает, и доверие упадёт.
Покажите, что именно видно
Откройте интерфейс и покажите реальный экран. Обычно люди представляют себе гораздо более пугающую картину, чем есть на самом деле.
Назовите границы
Прямо скажите, что личные устройства не затрагиваются, личная переписка не читается, а в нерабочее время сбор не ведётся. Зафиксируйте это в положении — тогда это не обещание, а документ.
Договоритесь, как данные будут использоваться
Если вы пообещали, что первый месяц данные смотрит только руководитель отдела и никаких выводов по ним не делается, — выполните это. Нарушенная договорённость обойдётся дороже, чем любой сэкономленный час.
Частые ошибки
Документ утверждён, но подписей работников под ним нет. С точки зрения проверки это равносильно отсутствию документа.
В положение «на всякий случай» вписывают все функции программы. Потом приходится объяснять, зачем компании данные, которые она не использует.
Сотрудник работает из дома на своей технике. Ставить агент на личное устройство нельзя — выдайте рабочий ноутбук или используйте другой способ учёта.
Данные мониторинга — не самостоятельное основание для взыскания. Нужны письменное объяснение работника и соблюдение процедуры по статьям 192 и 193 ТК РФ.
Если отчёты видит вся компания, это уже не контроль, а распространение персональных данных. Круг лиц с доступом должен быть ограничен и зафиксирован.
Срок хранения данных нужно определить и соблюдать. «Храним всегда» не соответствует принципу ограничения обработки целями сбора.
Как это выглядит в CleverControl
CleverControl — облачная программа учёта рабочего времени и контроля работы за компьютером. Агент ставится на технику работодателя вручную или через Active Directory, данные появляются через 5–10 минут и хранятся 365 дней. Руководитель работает в веб-кабинете, доступ разграничивается по ролям.
Набор функций настраивается: можно ограничиться учётом времени и продуктивностью, а снимки экрана и запись не включать. Это удобно и для документов — перечень в положении будет коротким и честным.
Подробнее о возможностях — на странице «Контроль работы сотрудников». Если нужен только учёт времени и табель — смотрите «Учёт рабочего времени сотрудников».
До 5 компьютеров — бесплатно и без ограничения по времени. Оформите документы по нашим шаблонам, установите агент и посмотрите, как это работает на вашей команде.
Частые вопросы
Нужно ли согласие работника на мониторинг?
Как правило, нет: обработка персональных данных работника в целях контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества предусмотрена пунктом 1 части 1 статьи 86 ТК РФ, и основанием служит локальный акт плюс письменное уведомление. Отдельное согласие требуется в особых случаях — например, для биометрии или когда данные получают у третьей стороны. Необходимость согласия в вашей ситуации стоит обсудить с юристом; шаблон согласия есть в нашем пакете.
Можно ли внедрить мониторинг без уведомления сотрудников?
Нет. Работник должен быть ознакомлен с локальными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, под роспись (ст. 22 ТК РФ). Контроль без уведомления создаёт риски и по КоАП, и в трудовом споре: собранные данные суд может не принять.
Что делать с сотрудником, который отказывается подписывать уведомление?
Отказ от ознакомления не отменяет действие локального акта. Составьте акт об отказе от ознакомления в присутствии двух свидетелей — этого достаточно, чтобы подтвердить, что работник был проинформирован. Принуждать к подписи не нужно.
Можно ли ставить программу на личный ноутбук удалённого сотрудника?
Нет. Контроль распространяется на оборудование работодателя. Если сотрудник работает на своей технике, выдайте рабочий ноутбук или используйте способы учёта, не требующие агента на личном устройстве. Подробнее — на странице «Контроль удалённых сотрудников».
Сколько можно хранить собранные данные?
Срок организация определяет сама и фиксирует в положении, исходя из целей обработки: хранить дольше, чем нужно для заявленных целей, нельзя. В CleverControl данные хранятся 365 дней.
Можно ли уволить сотрудника по данным мониторинга?
Данные системы — это доказательство, а не основание. Дисциплинарное взыскание применяется по процедуре статей 192 и 193 ТК РФ: нужно затребовать письменное объяснение, соблюсти сроки и оформить приказ. Решения, порождающие юридические последствия, не должны приниматься исключительно на основании автоматизированной обработки данных.
А законен ли контроль вообще — может, это нарушение прав?
Контроль за использованием рабочего времени и имущества работодателя законен, если соблюдены цели из статьи 86 ТК РФ, оформлены локальные акты и работники уведомлены. Подробный разбор правовых оснований — в статье «Законно ли контролировать сотрудников в РФ».
Источники (проверено 28.10.2026): Трудовой кодекс РФ, ст. 8, 22, 68, 86–88, 192, 193, глава 49.1; Конституция РФ, ст. 23; Уголовный кодекс РФ, ст. 138; Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 18.1 и 22; Федеральный закон от 14.07.2022 № 266-ФЗ; Кодекс РФ об административных правонарушениях, ст. 5.27 и 13.11 (действующая редакция); разъяснения о подаче уведомления в Роскомнадзор с 1 сентября 2022 года (buh.ru). Материал справочный и не является юридической консультацией.