+7 (919) 5204223
Входит в реестр 
Учёт рабочего времени нужен не только для расчёта зарплаты. По нему считают сверхурочные, отпускные и больничные, проверяют дисциплину и видят загрузку команды. Вести такой учёт обязан каждый работодатель. Разбираем пять способов — от бумажного журнала до автоматического учёта за компьютером — и помогаем выбрать подходящий.
- Бумажный табель — для небольшого офиса со стабильным графиком.
- Excel или Google Таблицы — бесплатно и быстро, но данные вносятся вручную.
- СКУД — точно фиксирует приход и уход, но не показывает, чем заняты люди внутри.
- Тайм-трекер — время по задачам и проектам, если сотрудники не забывают его включать.
- Программа автоматического учёта — реальная работа за компьютером, в том числе на удалёнке.
Что говорит закон об учёте рабочего времени
Основные требования к учёту собраны в Трудовом кодексе и законе о бухгалтерском учёте.
Работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником, — и офисным, и дистанционным.
Подойдут унифицированные формы Т-12 и Т-13 или собственная форма, утверждённая в учётной политике.
Не более 4 часов за два дня подряд и 120 часов в год. Работодатель обязан точно учитывать сверхурочную работу каждого сотрудника.
За нарушение трудового законодательства организации грозит штраф 30–50 тыс. ₽, должностному лицу — предупреждение или 1–5 тыс. ₽.
5 способов вести учёт рабочего времени
Способы отличаются точностью, трудозатратами и тем, что именно они фиксируют: присутствие в офисе или реальную работу.
Бумажный табель или журнал прихода и ухода
Самый простой вариант: ответственный отмечает явки и неявки в табеле, а сотрудники расписываются в журнале, когда приходят и уходят. В конце месяца табель передают в бухгалтерию.
- не нужны программы и затраты;
- понятно любому сотруднику;
- подходит для форм Т-12 и Т-13.
- много ручной работы и ошибок;
- легко отметиться за коллегу или «подправить» время;
- не видно, чем человек занят в течение дня;
- не работает для удалённых сотрудников.
Кому подойдёт: небольшому офису или производству со стабильным графиком, где все работают на месте.
Табель в Excel или Google Таблицах
Тот же табель, но в электронной таблице: формулы сами считают дни, часы, отпуска и больничные, а файл легко отправить в бухгалтерию. Данные по-прежнему вносит человек — со слов сотрудников или по журналу. Готовый шаблон с формулами и кодами Т-13 можно скачать бесплатно.
- бесплатно и быстро;
- итоги считаются автоматически;
- удобно хранить и пересылать.
- данные всё равно вносятся вручную;
- нет защиты от ошибок и правок задним числом;
- трудно вести при большом штате и сменном графике.
Кому подойдёт: небольшим командам, которым нужен аккуратный табель без затрат на софт.
СКУД: пропуска, турникеты и биометрия
Система контроля и управления доступом фиксирует, когда сотрудник прошёл через турникет или приложил карту к считывателю. Многие СКУД умеют выгружать время прихода и ухода в табель или учётную систему.
- точно фиксирует приход и уход;
- заодно решает задачу пропускного режима;
- данные можно выгрузить в учётную систему.
- показывает присутствие в здании, а не работу;
- нужны оборудование и монтаж;
- не подходит для удалённых сотрудников;
- карту можно передать коллеге.
Кому подойдёт: офисам и производствам с проходной, где важно время прихода и ухода.
Тайм-трекер с ручным запуском
Сотрудник нажимает «старт», когда берётся за задачу, и «стоп», когда заканчивает. Так копятся часы по проектам и клиентам — это удобно агентствам, разработчикам и консультантам, которые выставляют время в счёт.
- видно время по задачам, проектам и клиентам;
- работает в офисе и на удалёнке;
- помогает оценивать трудозатраты.
- зависит от дисциплины: таймер забывают включить или выключить;
- время часто вносят задним числом по памяти;
- не видно, что происходило, пока таймер был выключен.
Кому подойдёт: проектным командам, которым важны трудозатраты по клиентам. О разнице ручного и автоматического трекинга — на странице «Тайм-трекер для сотрудников».
Программа автоматического учёта рабочего времени
Агент на рабочем компьютере сам фиксирует начало и конец дня, активное время и простои, программы и сайты. Руководитель смотрит данные в личном кабинете, а табель и отчёты выгружает в XLSX или PDF. Так работает, например, CleverControl.
- ничего не нужно отмечать вручную;
- видно реальную работу за компьютером, а не только присутствие;
- одинаково работает в офисе, дома и в командировке;
- есть учёт по проектам: сотрудник выбирает проект в агенте.
- учитывает только работу за компьютером;
- сотрудников нужно заранее уведомить и закрепить правила в локальных документах;
- отпуска и больничные отмечают в кадровом табеле отдельно.
Кому подойдёт: офисным, удалённым и гибридным командам, которые работают за компьютером.
Сравнение способов учёта
| Способ | Что фиксирует | Ручная работа | Удалёнка | Затраты |
|---|---|---|---|---|
| Бумажный табель | Явки и неявки со слов | Много | Нет | Почти нет |
| Excel или Google Таблицы | Явки, часы, коды неявок | Много | Только со слов сотрудника | Бесплатно |
| СКУД | Вход и выход из здания | Мало | Нет | Оборудование и монтаж |
| Тайм-трекер | Время по задачам, пока включён таймер | Средне | Да | Подписка |
| Программа автоматического учёта | Рабочий день, активность, программы, сайты и проекты | Минимум | Да | Подписка, есть бесплатные тарифы |
Как выбрать способ учёта
Хватит табеля в Excel, а при большом штате — СКУД с выгрузкой в табель.
Нужен способ, который не зависит от проходной: программа автоматического учёта или тайм-трекер.
Тайм-трекер или программа с учётом по проектам — чтобы видеть часы по каждому клиенту.
Программа автоматического учёта: активное время, простои, программы и сайты.
Способы можно сочетать. Например, СКУД отмечает приход в офис, программа показывает работу за компьютером, а кадровик ведёт в табеле отпуска и больничные.
Как внедрить учёт рабочего времени: 5 шагов
- Закрепите режим работы. Опишите график, перерывы и порядок учёта в правилах внутреннего трудового распорядка, а для удалёнки — в трудовом договоре или локальном акте.
- Назначьте ответственного за табель приказом и утвердите форму табеля.
- Выберите инструмент — один или несколько способов из списка выше.
- Предупредите сотрудников. О мониторинге уведомьте письменно, а для биометрии получите письменное согласие.
- Сверяйте данные до расчёта зарплаты: проверьте сверхурочные, неявки и коды отсутствия.
CleverControl учитывает время за компьютером автоматически. До 5 компьютеров — бесплатно и без ограничения по времени.
Частые вопросы
Обязан ли работодатель вести учёт рабочего времени?
Да. По статье 91 Трудового кодекса работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником, в том числе дистанционным.
Можно ли вести табель в электронном виде?
Да. Табель — первичный учётный документ, его можно составлять в электронной форме и подписывать электронной подписью (ст. 9 закона № 402-ФЗ). Форму организация утверждает сама или использует Т-12 и Т-13.
Как учитывать время удалённых сотрудников?
Порядок взаимодействия и учёта закрепляют в трудовом договоре или локальном акте (глава 49.1 ТК РФ). На практике используют тайм-трекеры или программы автоматического учёта: они фиксируют работу за компьютером, где бы ни находился сотрудник. Подробнее — на странице «Контроль удалённых сотрудников».
Нужно ли согласие сотрудника на программу учёта времени?
Сотрудников нужно заранее письменно уведомить о мониторинге и закрепить правила в локальных документах, а программу устанавливать на компьютеры компании. Для биометрии нужно письменное согласие (ст. 11 закона № 152-ФЗ). Подробнее — в статье «Законно ли контролировать сотрудников в РФ».
Сколько хранить табели учёта рабочего времени?
5 лет, а при вредных и опасных условиях труда — 50 лет (пункт 402 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).