Методы контроля сотрудников на рабочем месте

Продуктивная работа персонала – ключ к успешной деятельности для любой компании. Организации, применяющие эффективные модели управления кадрами, активно развиваются и наблюдают уверенное увеличение прибыли.

Достичь хороших результатов помогают различные приемы, при этом большое значение отводится контролю персонала. Сюда относится и мониторинг посещаемости, и отслеживание качества выполняемой работы. Современные технологии позволяют контролировать деятельность сотрудников на рабочем месте из любой точки земного шара, практически не прилагая для этого никаких усилий.

Одним из популярных и давно используемых методов контроля посещаемости считается мониторинг на входе. Этот метод широко практикуется на крупных предприятиях, заводах и фабриках с большим количеством работников. В современных реалиях такой режим представляет собой электронную контрольно-пропускную систему (система контроля и управления доступом или СКУД).

На входе в помещения устанавливаются специальные приборы (турникеты, контроллеры или считыватели), которые помогают руководству компании получать информацию о посещаемости – при входе необходимо приложить к турникету пропуск (магнитную карту). В качестве пропуска могут использоваться не только карты, но и смартфоны с NFC-модулем или биометрические данные (в этом случае к турникету прикладывается палец или ладонь).

Пропускные системы позволяют контролировать время прихода и ухода персонала, ограничивают доступ на определенные территории, а также не допускают вход в рабочее, производственное, складское, торговое или офисное помещение посторонних лиц.

Информация с каждой магнитной карты считывается, сохраняется и передается на сервер при помощи специальных программ. При желании данные можно распечатать, скомпоновав их в виде отчета. Электронный пропуск можно запрограммировать таким образом, чтобы разрешать или запрещать допуск в помещение в определенные периоды времени.

Контрольно-пропускные методы помогают эффективно отслеживать посещаемость, отработанное время и фиксировать опоздания. С другой стороны, то, что сотрудник пришел вовремя и находился в офисе до конца рабочего дня, вовсе не гарантирует его эффективной работы.

Поэтому для контроля деятельности персонала в течение дня целесообразно использовать дополнительные инструменты.

Один таких дополнительных методов подразумевает применение открытого или скрытого видеонаблюдения. Установленные в офисных, торговых, складских и производственных помещениях видеокамеры помогают осуществлять мониторинг рабочего времени, фиксировать нарушения и оценивать эффективность труда персонала. При помощи камер можно контролировать соблюдение дресс-кода (в том числе применение средств индивидуальной защиты, таких как маски и перчатки), следить за активностью сотрудников в торговых залах или отслеживать соблюдение внутренних правил компании.

Видеонаблюдение помогает устанавливать опоздания, присутствие в офисе посторонних лиц, несанкционированное использование телефона или компьютера, а также фиксировать случаи воровства или мошенничества.

Дополнительным преимуществом обладают камеры со звукозаписью, использование которых хорошо зарекомендовало себя в отделах продаж и различных колл-центрах.

Контролировать сотрудников позволяет запись и прослушивание телефонных разговоров. Этот метод не только помогает сократить или свести на нет число звонков в личных целях, но и значительно повышает качество работы персонала.

Например, очень результативным может оказаться прослушивание телефонных разговоров менеджеров отдела продаж.

Проанализировав большое количество записей, можно сделать выводы о лучших и худших специалистах, обнаружить наиболее часто встречающиеся ошибки и, наоборот, определить оптимальные приемы убеждения клиентов.

На основе полученных данных целесообразно провести тренинги, направленные на повышение качества телефонных переговоров, исправление ошибок и соответствующее увеличение объемов продаж.

Параллельно прослушивание может играть роль стимулирующего фактора – сотрудник, который знает, что его разговоры записываются, будет стараться проявить себя как можно лучше.

Кроме того, запись телефонных разговоров будет полезна при расследовании и разрешении конфликтных ситуаций с клиентами

Для контроля деятельности выездных специалистов, таких как курьеры, торговые представители, экспедиторы или водители, сегодня активно применяется GPS-мониторинг. Работникам выдаются планшеты или трекеры, с помощью которых можно отслеживать их местонахождение. Также можно устанавливать специальные приложения на смартфоны.

При помощи GPS-трекинга работодатель получает актуальную информацию о маршруте своего сотрудника, его точном местоположении, а также количестве проведенного у клиента и потраченного на дорогу времени.

В течение дня работнику можно отправлять различные задания, обмениваясь информацией и меняя задачи в зависимости от ситуаций.

Аналогичные системы могут применяться и в стационарных условиях, например, на крупных предприятиях с большим количеством производственных помещений, в торговых центрах или банках.

Для этого используются специальные метки-передатчики, которые могут быть встроены в выдаваемые сотрудникам браслеты или пропускные карты. В определенных зонах помещений устанавливаются приемники, считывающие информацию с попадающих в радиус их действия меток.

Такая система помогает получить данные о местонахождении работника на плане здания, его перемещениях в пределах производственных помещений, времени пребывания в различных отделах, а также активности в течение рабочего дня.

Очень хорошо зарекомендовало себя применение различных систем для управления проектами. Использование таких инструментов помогает работодателю получить объективную оценку эффективности работы персонала. Методы этой группы подразделяются на предварительный контроль (осуществляется перед началом работы), поэтапный контроль (контроль на определенных этапах деятельности) и итоговый контроль (контроль по результату выполненной работы).

Кроме того, контроль в управлении может быть периодическим (осуществляется через определенные запланированные временные промежутки) и выборочным (выполняется внепланово и неожиданно).

К видам периодического мониторинга относятся различные собрания, планерки, совещания, которые проводятся в определенное, заранее обозначенное время (например, в начале рабочего дня, в начале или в конце недели). Сотрудники и руководство знают о предстоящей встрече и готовятся к ней. Однако здесь важно не переусердствовать – слишком частые собрания отнимают много времени и могут препятствовать результативности рабочей деятельности, оказывая таким образом обратный эффект.

Выборочный контроль проводится неожиданно для персонала — собрание назначается внезапно. В этом случае руководитель получает более объективную оценку рабочего процесса. С другой стороны, такие внеплановые проверки могут вызвать у работников недоверие и недовольство, снизив продуктивность их деятельности.

В последнее время для осуществления контроля за деятельностью сотрудников все больше компаний прибегают к использованию специальных программ, которые устанавливаются на рабочие компьютеры. Такие решения идеальны для использования в офисе. Они помогают выполнять одновременно несколько задач – фиксировать время прихода персонала на работу, просматривать рабочий стол сотрудника, прослушивать его разговоры с клиентами, выявлять различные нарушения, утечку информации и многое другое.

Отличным примером такой программы служит приложение CleverControl

Этот эффективный и простой в использовании инструмент помогает осуществлять полный контроль деятельности персонала в режиме реального времени в течение всего рабочего дня – работодатель может видеть все запущенные на компьютере работника приложения, просматривать историю интернет-запросов и список всех посещенных страниц. Программа дает возможность отслеживать пользование социальными сетями и переписку в чатах и мессенджерах.

Не секрет, что зачастую сотрудники злоупотребляют офисными компьютерами, используя их в личных целях: скачивают из интернета фильмы и музыку, распечатывают тексты и изображения, копируют различную информацию на внешние накопители. Еще хуже, если работник распечатывает или сохраняет конфиденциальную информацию компании с целью ее передачи или продажи конкурентам. Чтобы это предотвратить, в CleverControl предусмотрена функция, позволяющая отслеживать использование внешних носителей и устройств – USB, CD и DVD дисков и принтеров.

Еще одна полезная опция программы – кейлоггер. Поскольку большая часть информации между персоналом передается при помощи чатов и мессенджеров, CleverControl записывает все нажатия клавиш, позволяя руководителю просматривать любые набранные на клавиатуре тексты, в том числе удаленные сообщения.

Дополнительно, в определенные моменты (например, при открытии новых окон) программа выполняет снимки экрана компьютера (скриншоты), предоставляя работодателю своеобразный «отчет в картинках» о том, чем сотрудник занимался в течение дня. Это помогает не только установить тех, кто вместо работы предпочитает общаться в мессенджерах и соцсетях или играть, но и предотвратить утечку информации или инсайдерскую угрозу.

По дополнительному соглашению в программе предусмотрена возможность получения снимков с веб-камеры и записи аудио с микрофона компьютера. Эти функции помогают работодателю установить, кто и с какой целью получает доступ к рабочему компьютеру в его отсутствие, а также прослушивать все происходящие рядом с компьютером разговоры.

Для того, чтобы установить и начать пользоваться программой, не требуется наличия специальных знаний в области информационных технологий. Необходимо лишь пройти простой процесс регистрации и установки.

Доступ к программе можно осуществлять через любое подключенное к интернету устройство, а просматривать информацию – в любое время и из любой точки мира.

Контроль работы персонала — деликатный вопрос, к решению которого необходим особый подход. Для повышения качества работы гораздо эффективнее использовать гуманные методы, основанные на уважении и доверии.

При использовании методов контроля персонала важно найти золотую середину. Чтобы контроль действительно приносил пользу, необходимо понять, что он одинаково важен и для руководства, и для сотрудников. Если сотрудника предварительно известят об осуществляемом контроле, он будет относиться к этому с пониманиеми без недоверия.В то же время, понимая, что его действия контролируются, работник вряд ли будет предпринимать попытки использовать рабочее время в личных целях.

Осуществляя разумный, основанный на доверии и уважении контроль, взамен руководитель получает повышение эффективности работы персонала и надежную команду. В свою очередь, сотрудники тоже выигрывают: компания развивается, что способствует повышению мотивации и, как результат, заработной платы.